Gestione dei rimborsi spese

Con la recente approvazione della legge di Bilancio 2025, desideriamo informarvi riguardo alle novità che impatteranno sulla gestione dei rimborsi spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto durante le trasferte lavorative. Le nuove disposizioni hanno importanti implicazioni sia per la tassazione a carico dei percettori sia per la deducibilità delle spese per le imprese e i datori di lavoro. Infatti, a partire dal 1° gennaio 2025, sarà richiesto l’utilizzo esclusivo di sistemi di pagamento tracciabili per tutte queste spese.

In particolare, i rimborsi delle spese documentate sostenute dal lavoratore durante le trasferte, relative a vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuato con autoservizi pubblici non di linea (ad esempio, taxi o NCC) e rimborsate dal datore di lavoro, non concorrono alla formazione del reddito del percettore, né ai fini fiscali né previdenziali, a condizione che i pagamenti siano effettuati mediante:
• versamento bancario o postale;
• altri sistemi di pagamento tracciabili previsti dall'art. 23 del D.Lgs. 241/1997 (come carte di credito, debito o prepagate, ecc.).

Ne consegue che non sarà sufficiente per il lavoratore limitarsi a compilare la modulistica aziendale per i rimborsi: è essenziale anche dimostrare la tracciabilità dei pagamenti effettuati. Quindi, è necessario fornire sia il documento giustificativo di spesa sia la relativa ricevuta di pagamento che attesti che il pagamento sia stato effettuato mediante strumento tracciabile. È importante notare che nell’elenco delle spese che devono essere pagate con metodo tracciabile non rientrano i costi chilometrici chiesti a rimborso dai dipendenti.
Se la spesa viene sostenuta in contanti e successivamente richiesta come rimborso, tale importo sarà assoggettato a tassazione e contributi previdenziali, come per qualsiasi altra somma erogata al lavoratore. Allo stesso modo, il datore di lavoro potrà dedurre i relativi costi solo se dispone della prova del pagamento con strumento tracciabile.

Nel caso specifico di soggetto non passivo ai fini delle imposte dirette sui redditi, non può comunque dedurre i costi relativi ai rimborsi spese. Per i dipendenti, però, i rimborsi spese sono considerati parte del reddito da lavoro dipendente se non adeguatamente documentati come spese necessarie sostenute per conto dell'azienda. Pertanto, è fondamentale che tutti i rimborsi seguano le normative di tracciabilità e che siano correttamente registrati nei sistemi aziendali. Inoltre, l'Anagrafe Tributaria effettua regolari controlli per assicurare che i rimborsi siano gestiti in conformità con la legge, sottolineando l'importanza di mantenere un rigoroso sistema di documentazione delle spese rimborsate.